(稽核想想) 淺談印鑑專用章管理

這個頁籤的起手式，都是「強者我同學的同學的同學」說的。
然後對於議題進行閒聊。
所以就不用再猜提問者是誰了。
一定是哪個鄉民，絕對不是我 (攤手)

====== 這 ====== 是 ====== 分 ====== 隔 ====== 線 ======

強者我同學的同學的同學，聽說最近苦惱著一個問題。
當他睡著時，總在夢裡被問題纏繞。


該員主訴：
作夢夢到同事收到高層指示：檢視公司專用章數量、用途與合理性。
非必要的專用章，應考慮減量。非必需的話，可考慮移除印章上的人名。

夢中糾結：
減量。把名字拿掉。
減量。把名字拿掉。
減量。把名字拿掉。
把名字拿掉就好了吧？沒有法規說專用章得刻名字不是嗎？
這些意念以某種奇異的聲響，在夢境裡旋轉著。糾纏逾月。

====== 這 ====== 是 ====== 分 ====== 隔 ====== 線 ======

同學，這怎麼讓人馬上想到神隱少女啊？！

( 移掉那個名字。圖源：引用吉卜力工作室電影《神隱少女》)

然後從他頭上巴下去，問他醒過來了沒？
作夢也要夢到工作，真是辛苦了。

不過，夢境中是個相對單純的小議題：專用章管理。


平常例行稽核作業，八大循環 + 資訊安全 + 其他法令規定重要稽核事項中，
只有「印鑑管理」是被明列，應每年至少稽核一次。

專用章因其「專用」特色，風險相對低 (不表示沒風險，只是比較少風險)。
所以屬於公司內部自行管理，非法令強制規定之必查項目。
一般由公司自行管理、稽核依風險程度、或輪查，決定是否需要稽核。
專案則為當然優先件處理。

眼前徵結點，是要求保管單位移除印章上的名字(即負責人 = 董事長)。

一、先退遠一點看：如果真的移除，會怎樣？

        1. 外顯表象：
            舊的專用章作廢、申請刻製新專用章。發生費用。
        2. 實質效用：
            若交易或作業出包、發生狀況，負責人仍有責任。
            不會因為印章沒刻姓名而得以免責。
            例如「公司勞、健保專用章」，常見款式是公司名稱及負責人姓名。
            主要用於勞、健保加退保作業。若用於其他「非專用範圍」，則不具效力。
            其實申報表格是需公司章及負責人章，但印鑑重要且勞退作業頻繁，
            所以才會彈性調整為二章合一的專用章 (公司 + 人) 模式。

         
二、法令沒規定要刻名字，所以應該移除？！

        1. 的確是查無法令規定必刻名字。
            但也沒有法令規定，不能刻名字。
            所以只以「法律未規定，所以你不能做」去要求別人，立場薄弱。

( 使用法規檢索，輸入關鍵字查詢。)

            大陸可是「刻什麼、在哪刻、形狀、大小、用墨顏色、申報列管」等，都有規範。
            可參考「國務院關於國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定」，
            及《天津市印章治安管理辦法》(各省與直轄市的辦法，略有不同。)

( 圓的扁的，照規定做 )

        2. 應溯源理解「專用章」生成的原因。
            以上例「公司勞、健保專用章」，是依表格需求而衍生。
            若硬要移除專用章上名字，就不符合表單填寫 (會被判為不完整)。
            若完全照規定用印鑑，HR 和印鑑保管人都會很煩。
            會進入「印鑑用印申請、用印」的迴圈裡。

(『務必加蓋公司大小章』，是填表的規定。)

三、不移掉，沒風險嗎？不會被盜用？不會有公司損失？

        專用章自始即聲明，其適用於「特定專用範圍」。
        如果拿勞健保專用章去蓋合約，那是不具效力的。
        (應使用經濟部登記之公司大小章)。
        與印章上有無姓名，無直接關係。

        再者，為什麼員工敢盜用？先不論損失，為什麼能盜用成功？  
        員工真要偷盜使用也不會讓你知道。必瞞著你是最後一個。
        這時，需要的是事前教育訓練、平日作業觀察。不是移除印章姓名。

        一般專用章有勞健保章、進出口專用章、對外表彰資料為真等佐證印章。
        只要對「有機會藉由作手腳獲得不當利益」的項目，去觀察、追查即可。
        知名盜刻案，也是經理人盜刻公司大小章，才能得手貨款。是偷大的。


四、老闆們煩憂的是什麼？

        內稽課程的老師有說過。
        老闆日理萬機，家大業大事情多，只怕幾件事：
        金錢損害 (罰金)、聲明受損 (沒面子)、人身損害 (坐牢 = 失去自由)。

        如果能讓老闆知道：
        (1) 非以印章有無姓名可免責。
        (2) 抽核確認公司專用章管理成效 (OK/NG，NG當然開單請作業單位改善)。
        讓老闆放心，讓老闆知道沒問題，自能免除疑慮。


五、不是盜用、是逕自在外盜刻，怎麼辦？

        人家盜刻會跟你說嗎？當然不會啊！
        一樣是最後一個知道、或是受害者來找、或是黑函告發等。
        但不應該是看報紙才知道的。

( 先前的惡名昭彰盜圖事件，總是會被知道的。)

     
        台灣不像大陸，除經濟部登記大小章外，其餘原則上無對公申報列管要求。
        即使列管，偽造案亦層出不窮。原因無他：『有利可圖。』

        那公司能怎樣預防這樣的情況呢？
        1. 自家印鑑與重要印章、專用章：
            (1) 申請新刻，有適當的審核與把關。
            (2) 應製作印鑑清冊，與專用章清冊。
            (3) 印章妥善保管與使用 (大小章需分由不相互隸屬之人員保管)。
            (4) 報廢也應申請、適當核准，並確實破壞該印章 (例如削角等)。

        2. 萬一遇上偽冒的損害控管 (即所謂「補償性控制」)：
            (1) 釐清事態與原因。
            (2) 確認問題印章非公司所有 (所以印鑑專用章清冊很重要，具舉證作用)。
                  【老一輩刻的印章能核對出細微差異，現在不曉得還行否。難度 UP.】
            (3) 若對於善意第三者 (不知情而受騙)，對外緊急應變，釐清權責與損害金
                  額，考量必要的賠償作業。
            (4) 若對公司造成名聲或金額損害，不宜姑息。受損害則應求償。
                  (刑法 217條：偽造印章、印文或署押。民法：不當得利應返還。)
                 【細節請與公司法務單位討論，或諮詢律師。】


閒聊大概到這。關於印鑑管理相關，可延伸參考：台南 Hansen - 印鑑管理。

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